Сроки хранения документов GmbH 2026: 8 лет вместо 10 — что нужно знать

По Четвёртому закону о снижении бюрократии (BEG IV) с 1 января 2025 года применяется важное упрощение: бухгалтерские документы достаточно хранить 8 лет вместо 10. Для GmbH это означает меньше бумаг, но появляется новый набор дат, за которыми нужно следить. 2026 — первый полный год по новым правилам. Разбираем, что действительно важно.

Сроки хранения в 2026 году — обзор

Для GmbH с 2025/2026 действуют такие сроки:

• 10 лет: балансы, вступительные балансы, инвентарь, годовые отчёты, отчёты руководства, консолидированные отчёты, инструкции по проводкам.
• 8 лет (новое): бухгалтерские документы — входящие и исходящие счета, квитанции, банковские выписки, накладные.
• 6 лет: входящая и исходящая деловая переписка, прочие налогово значимые документы, деловые e-mail.

Юридическая основа: §147 AO (Налоговый кодекс) и §257 HGB (Торговый кодекс) — оба изменены законом BEG IV в октябре 2024 года.

Что считается Buchungsbeleg?

Бухгалтерский документ — это любой документ, на основании которого делается проводка. На практике:

• Входящие и исходящие счета
• Кассовые чеки
• Банковские и карточные выписки
• Договоры, влияющие на проводки
• Документы по зарплате
• Авансовые отчёты по командировкам
• Электронные счета (XRechnung, ZUGFeRD)

Подробнее об обязанностях по обработке чеков — в нашей статье об оцифровке чеков.

С какого момента начинается срок?

Срок хранения начинается с конца календарного года, в котором документ был создан или в нём была сделана последняя запись.

Пример: входящий счёт от 15 марта 2026 года проводится в учёт. 8-летний срок начинается 31 декабря 2026 и истекает 31 декабря 2034.

Для предварительной декларации НДС это значит: документы по НДС за 2026 год хранятся до конца 2034.

Переходные положения — что со старыми документами?

Важно: сокращение с 10 до 8 лет действует только для документов, чьи первоначальные 10 лет не истекли на 31 декабря 2024:

• Документы за 2014 год и ранее: действует старое правило 10 лет — можно уничтожать после истечения.
• Документы 2015–2016 годов: попадают на отсечку 31.12.2024, обычно тоже разрешено уничтожать после 10 лет.
• Документы с 2017 года: подпадают под новое правило 8 лет.

В сомнительных случаях лучше хранить ещё год, чем уничтожить раньше. При открытой налоговой проверке или незавершённых процедурах срок автоматически продлевается.

Цифровой архив по GoBD

В 2026 году хранение — это уже не подвал с папками, а цифровой архив. Требования GoBD:

• Неизменяемость (audit trail, никаких задним числом правок)
• Полнота и читаемость на протяжении всего срока
• Прослеживаемое хранение и описание процесса (Verfahrensdokumentation)
• Машиночитаемый экспорт для налоговой

Папка с PDF в Google Drive не считается. Нужна система, которая закрывает все эти требования. Norman автоматически выполняет все обязательства по GoBD — см. также нашу статью о приложениях для сканирования чеков.

Что грозит за нарушения?

Отсутствие документов имеет реальные последствия:

• Расчётная оценка налоговой базы налоговой инспекцией (§162 AO) — обычно значительно выше реальной суммы
• Штрафы до 10 000 € (§379 AO)
• Уголовное преследование при умышленном уничтожении (уклонение от налогов)
• При банкротстве — личная ответственность директора GmbH

Практический план на 2026

• Оцифровывайте чеки с первого дня — приложение, OCR, прямой импорт E-Rechnung.
• Один раз корректно подготовьте Verfahrensdokumentation и пересматривайте ежегодно.
• Настройте правила хранения в системе с автоматическим окончанием срока через 8 или 10 лет.
• В ИИ-бухгалтерии Norman документы сразу классифицируются корректно, а архив изначально соответствует GoBD.

Заключение

В 2026 году ваша GmbH хранит бухгалтерские документы 8 лет, балансы и годовые отчёты — 10 лет, деловые e-mail — 6 лет. Новое правило реально снижает нагрузку, но только если архив с самого начала цифровой, в соответствии с GoBD и защищён от изменений. Настройте это сейчас — и сэкономите время и нервы на ближайшие 10 лет.