Сводная декларация (ZM): Обязанности и сроки для фрилансеров

Что такое сводная декларация (ZM)?

Сводная декларация (Zusammenfassende Meldung, ZM) — это обязательный отчёт, который подаётся в Федеральное центральное налоговое управление (BZSt). В отличие от предварительной декларации по НДС (UStVA), которая направляется в местную налоговую инспекцию, ZM охватывает исключительно внутриевропейские поставки товаров и услуг. Цель декларации — обеспечить прозрачность трансграничного товарооборота внутри ЕС и предотвратить злоупотребления с НДС.

ZM дополняет предварительную декларацию по НДС (UStVA): в UStVA вы указываете общую сумму необлагаемых внутриевропейских поставок, а в ZM — детализируете каждого контрагента с указанием его идентификационного номера НДС (USt-IdNr.) и суммы операций.

Кто обязан подавать?

Подавать сводную декларацию обязаны все предприниматели, осуществляющие B2B-операции с контрагентами из других стран ЕС. Основные случаи:

• Внутриевропейские поставки товаров — продажа товаров предприятию в другой стране ЕС без НДС (§ 4 Nr. 1b UStG).
• Услуги по принципу обратного начисления (Reverse Charge) — оказание услуг B2B-клиенту в ЕС, когда НДС уплачивает получатель (§ 13b UStG). Типичный пример — IT-фрилансер, выполняющий проект для компании во Франции.
• Треугольные сделки (Dreiecksgeschaefte) — трёхсторонние операции внутри ЕС, где посредник не платит НДС в стране назначения товара.

Если вы применяете Kleinunternehmerregelung (режим малого предпринимателя) и не осуществляете внутриевропейские поставки, подавать ZM не нужно.

Сроки подачи 2026

Стандартный срок подачи ZM — до 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Например, ZM за март 2026 года необходимо подать до 25 апреля 2026 года.

Ежемесячная или ежеквартальная подача? По умолчанию ZM подаётся ежемесячно. Однако если сумма внутриевропейских поставок за квартал не превышает 50 000 евро (и не превышала в четырёх предыдущих кварталах), можно перейти на ежеквартальную подачу.

Важно: в отличие от UStVA, для ZM не предусмотрено постоянное продление сроков (Dauerfristverlaengerung). 25-е число — окончательный срок. Подробнее о сроках НДС читайте в нашей статье Сроки подачи НДС 2026.

Пошаговая инструкция подачи ZM

Подача ZM осуществляется исключительно в электронном виде через портал BZSt. Вот четыре основных шага:

1. Войдите на портал BZSt. Авторизуйтесь на сайте Федерального центрального налогового управления (www.bzst.de) с помощью сертификата ELSTER или учётной записи BZSt Online Portal (BOP).
2. Укажите контрагентов. Для каждого получателя введите его идентификационный номер НДС (USt-IdNr.) и общую сумму поставок/услуг за отчётный период.
3. Выберите тип операции. Укажите категорию для каждой строки: внутриевропейская поставка товаров, услуга по Reverse Charge или треугольная сделка. Это влияет на правильное отражение в отчётности.
4. Отправьте декларацию. Проверьте введённые данные и отправьте ZM. После отправки вы получите подтверждение приёма. Сохраните его для своей документации.

Частые ошибки при подаче ZM

Ошибки в сводной декларации могут привести к серьёзным последствиям. Вот наиболее распространённые:

• Неправильный идентификационный номер НДС. Опечатка или использование внутреннего налогового номера вместо USt-IdNr. приведёт к отклонению строки или запросу от BZSt. Всегда проверяйте номер через систему VIES перед подачей.
• Путаница между поставкой товаров и услугой. Неправильная классификация операции искажает отчётность и может вызвать проверку. Поставка товаров и услуга по Reverse Charge указываются в разных строках ZM.
• Просрочка или непредоставление декларации. За непредоставление ZM или предоставление с существенными ошибками BZSt может наложить штраф до 5 000 евро за каждый отчётный период (§ 26a UStG).

Автоматизация подачи ZM с Norman

Ручная подача ZM отнимает время и чревата ошибками. Norman полностью автоматизирует этот процесс:

• Автоматическое распознавание EU-сделок. Norman анализирует ваши счета и банковские операции, определяя, какие из них являются внутриевропейскими поставками или услугами по Reverse Charge.
• Проверка USt-IdNr. контрагентов. Система автоматически валидирует идентификационные номера НДС, предотвращая ошибки ещё до подачи.
• Автоподача ZM в BZSt. Norman формирует и отправляет сводную декларацию напрямую в BZSt, соблюдая все сроки. Вы получаете уведомление после успешной подачи.

Итог

Сводная декларация (ZM) — обязательный отчёт для всех, кто ведёт B2B-бизнес с контрагентами в ЕС. Подавайте её до 25-го числа следующего месяца, следите за порогом 50 000 евро для перехода на квартальную подачу и тщательно проверяйте USt-IdNr. контрагентов. Используйте Norman, чтобы автоматизировать процесс и избежать штрафов до 5 000 евро.

Читайте также: Предварительная декларация по НДС (UStVA) и Сроки подачи НДС 2026.