Aufbewahrungsfristen GmbH 2026: 8 Jahre statt 10 — was du jetzt wissen musst

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) gilt seit dem 1. Januar 2025 eine wichtige Erleichterung: Buchungsbelege musst du nur noch 8 Jahre statt 10 Jahre aufbewahren. Für die GmbH bedeutet das weniger Papier – aber auch ein neues Set an Stichtagen, an die du dich halten musst. 2026 ist das erste volle Jahr unter der neuen Regelung. Hier ist, was du wirklich wissen musst.

Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick

Für die GmbH gelten ab 2025/2026:

• 10 Jahre: Bilanzen, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Buchungsanweisungen, Arbeitsanweisungen.
• 8 Jahre (neu): Buchungsbelege, einschließlich Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lieferscheine.
• 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen, geschäftsrelevante E-Mails.

Rechtsgrundlagen sind §147 AO und §257 HGB – beide wurden durch das BEG IV vom Oktober 2024 angepasst.

Was zählt als Buchungsbeleg?

Buchungsbelege sind alle Dokumente, die einer Buchung zugrunde liegen. In der Praxis sind das:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kassenbelege und Quittungen
• Bank- und Kreditkartenauszüge
• Verträge mit Buchungswirkung
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Reisekostenabrechnungen
• E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)

Mehr zu den Pflichten rund um Belege findest du in unserem Beitrag zur Belegerfassung und Digitalisierung.

Wann beginnt die Frist zu laufen?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument zuletzt erstellt oder zuletzt eine Eintragung gemacht wurde.

Beispiel: Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2026 wird verbucht. Die 8-Jahres-Frist startet am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2034.

Für die Umsatzsteuervoranmeldung gilt: Die Belege zur USt-Erklärung 2026 sind bis Ende 2034 aufzubewahren.

Übergangsregelung — was gilt für ältere Belege?

Wichtig: Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre gilt nur für Belege, deren ursprüngliche 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war:

• Belege aus 2014 und früher: 10-Jahres-Frist (alte Regel) gilt – dürfen nach Ablauf vernichtet werden.
• Belege aus 2015–2016: hängen am Stichtag 31.12.2024; in der Regel ebenfalls nach 10 Jahren erlaubt zu vernichten.
• Belege ab 2017: profitieren von der 8-Jahres-Frist.

Im Zweifel: lieber ein Jahr länger aufheben als vorzeitig vernichten. Bei laufenden Betriebsprüfungen oder offenen Verfahren gilt die Frist ohnehin verlängert.

Digital, GoBD-konform und revisionssicher

Aufbewahrung heißt 2026 nicht mehr Aktenkeller, sondern digitales Archiv. Voraussetzung sind die GoBD-Anforderungen:

• Unveränderbarkeit (Audit-Trail, keine nachträglichen Änderungen)
• Vollständigkeit und Lesbarkeit über die gesamte Frist
• nachvollziehbare Ablage und Verfahrensdokumentation
• maschinelle Auswertbarkeit (Daten müssen für die Finanzverwaltung exportierbar sein)

Eine reine PDF-Sammlung im Drive-Ordner reicht nicht. Du brauchst ein System, das diese Anforderungen abbildet. Norman erfüllt alle GoBD-Vorgaben automatisch — siehe auch unser Beitrag zur Belegscanner-App.

Was passiert bei Verstößen?

Wer Aufbewahrungsfristen verletzt, riskiert handfeste Konsequenzen:

• Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt (§162 AO) – meist deutlich über dem realen Wert
• Bußgelder bis zu 10.000 € (§379 AO)
• bei vorsätzlicher Vernichtung Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung
• bei Insolvenz: persönliche Haftung des Geschäftsführers

Praktische Empfehlungen für 2026

• Belege ab Tag 1 digital erfassen — Smartphone, Belegscanner-App oder direkter E-Rechnungs-Import.
• Verfahrensdokumentation einmal sauber aufsetzen und jährlich aktualisieren.
• Aufbewahrungsregeln im System hinterlegen — automatisches Verfallsdatum nach 8 oder 10 Jahren.
• Mit der KI-Buchhaltung von Norman verbuchst du Belege direkt korrekt und das Archiv erfüllt die GoBD-Anforderungen aus dem Stand.

Fazit

Die GmbH muss 2026 ihre Buchungsbelege 8 Jahre aufbewahren – Bilanzen und Jahresabschlüsse weiterhin 10 Jahre, geschäftliche E-Mails 6 Jahre. Die neue Regel reduziert echte Last, aber nur, wenn dein Archiv von Anfang an digital, GoBD-konform und revisionssicher ist. Wer das jetzt sauber aufsetzt, spart sich für die nächsten zehn Jahre Zeit und Stress.