GmbH gründen 2026: Kosten, Ablauf und Anleitung Schritt für Schritt

Was ist eine GmbH?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist die beliebteste Kapitalgesellschaft in Deutschland. Sie bietet dir als Gründer Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen — dein Privatvermögen bleibt geschützt. Mit über 500 000 aktiven GmbHs ist sie die Standardwahl für Unternehmer, die professionell auftreten und Risiken begrenzen wollen.

GmbH oder UG: Was passt besser?

Der Hauptunterschied liegt im Stammkapital: Eine GmbH erfordert mindestens 25 000 €, eine UG (haftungsbeschränkt) kann ab 1 € gegründet werden. Dafür muss die UG jährlich 25 % ihres Gewinns in die Rücklage einzahlen, bis die 25 000 € erreicht sind.

Eine GmbH eignet sich besser, wenn du:

• Ausreichend Startkapital mitbringst
• Von Anfang an professionell auftreten willst — etwa gegenüber Banken oder Geschäftspartnern
• Investoren gewinnen oder größere Aufträge abwickeln möchtest

Einen ausführlichen Vergleich findest du in unserem Leitfaden zur UG-Gründung.

Voraussetzungen für die GmbH-Gründung

Bevor du loslegst, prüfe diese Voraussetzungen:

• Mindestens ein Gesellschafter — natürliche oder juristische Person. Auch eine Ein-Personen-GmbH ist möglich.
• 25 000 € Stammkapital — bei Gründung müssen mindestens 12 500 € eingezahlt werden.
• Ein Geschäftsführer — du kannst dich selbst bestellen.
• Gesellschaftsvertrag — notariell beurkundet.
• Geschäftsadresse in Deutschland — ein virtuelles Büro reicht in der Regel.

GmbH gründen: Schritt für Schritt

1. Gesellschaftsvertrag erstellen

Die Satzung regelt Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Gesellschafteranteile. Für einfache Gründungen (bis zu drei Gesellschafter, ein Geschäftsführer) kannst du das vereinfachte Musterprotokoll nutzen. Bei komplexeren Strukturen empfiehlt sich eine individuelle Satzung vom Anwalt.

2. Notartermin und Beurkundung

Alle Gesellschafter müssen beim Notar persönlich erscheinen oder sich vertreten lassen. Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag, bestellt die Geschäftsführer und bereitet die Handelsregisteranmeldung vor. Rechne mit Notargebühren zwischen 600 und 2 000 Euro.

3. Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen

Nach der Beurkundung eröffnest du ein Geschäftskonto auf den Namen der GmbH i.G. und zahlst mindestens 12 500 € ein. Den Einzahlungsbeleg benötigst du für die Handelsregisteranmeldung. Die restlichen 12 500 € können später eingezahlt werden.

4. Eintragung ins Handelsregister

Der Notar reicht die Anmeldung beim zuständigen Amtsgericht ein. Die Bearbeitung dauert in der Regel 2 bis 4 Wochen. Erst mit der Eintragung entsteht die GmbH offiziell — vorher handelst du als GmbH in Gründung (GmbH i.G.) mit zusätzlicher persönlicher Haftung.

5. Gewerbeanmeldung und steuerliche Erfassung

Nach der Eintragung meldest du dein Gewerbe beim Gewerbeamt an (20 bis 60 Euro). Das Finanzamt schickt dir den steuerlichen Erfassungsbogen — hier gibst du geschätzte Umsätze und Gewinne an und erhältst deine Steuernummer und USt-IdNr.

Kosten der GmbH-Gründung im Überblick

• Notargebühren: 600 bis 2 000 Euro (Musterprotokoll günstiger)
• Handelsregister: ca. 150 Euro
• Gewerbeanmeldung: 20 bis 60 Euro
• Stammkapitaleinzahlung: mindestens 12 500 Euro bei Gründung

Insgesamt solltest du mit Gründungskosten von 1 000 bis 2 500 Euro rechnen (ohne das Stammkapital selbst).

Laufende Pflichten nach der Gründung

Nach der Gründung warten diese Pflichten auf dich:

• Doppelte Buchführung und Bilanzierung — keine einfache EÜR. Mehr dazu im Leitfaden zur GmbH-Buchhaltung.
• Jahresabschluss erstellen und im Bundesanzeiger offenlegen — alle Fristen hier.
• Körperschaftsteuer (15 %) und Gewerbesteuer fristgerecht abführen.
• E-Rechnungen empfangen und versenden — seit 2025 Pflicht im B2B-Bereich.

Gerade die Buchhaltung ist für frisch gegründete GmbHs eine Herausforderung. Mit Norman kannst du Belege automatisch erfassen, Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten und behältst jederzeit den Überblick über deine Finanzen.

Fazit

Die GmbH-Gründung ist aufwendiger als eine UG, bietet dafür aber maximale Seriosität und klare Strukturen. Mit dem richtigen Ablauf steht deine GmbH in wenigen Wochen. Vergiss nach der Gründung nicht, dich um die steuerlichen Pflichten und dein Geschäftsführer-Gehalt zu kümmern — so startest du von Anfang an richtig durch.