E-Rechnung Pflicht 2026: Was Selbststaendige und Freiberufler jetzt wissen muessen

Ab 2025 muessen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen koennen. Bis 2028 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. In diesem Artikel erfaehrst du, welche Fristen gelten, welche Formate zulaessig sind und wie du dich als Selbststaendiger oder Freiberufler optimal vorbereitest.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das maschinenlesbar ist und automatisch verarbeitet werden kann. Der entscheidende Unterschied: Waehrend eine PDF-Rechnung im Grunde nur ein digitales Bild ist, enthaelt eine E-Rechnung alle Rechnungsdaten in einem standardisierten XML-Format.

In Deutschland sind zwei Formate zulaessig, die beide der europaeischen Norm EN 16931 entsprechen:

• ZUGFeRD 2.0.1+ – Ein Hybridformat, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Ideal fuer Freelancer und kleine Unternehmen, da die Rechnung sowohl maschinell als auch visuell lesbar ist.
• XRechnung – Ein reines XML-Format, das vor allem bei oeffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt. Ohne spezielle Software nicht direkt fuer Menschen lesbar.

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung erfuellen die Anforderungen.

E-Rechnung Pflicht: Der Zeitplan

Die Einfuehrung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland stufenweise. Hier ist der vollstaendige Zeitplan:

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen muessen E-Rechnungen empfangen koennen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafuer aus.
• Bis Ende 2026: Uebergangsregelung – Papier- und PDF-Rechnungen duerfen weiterhin versendet werden. Empfaenger muessen jedoch bereits E-Rechnungen akzeptieren.
• Ab 1. Januar 2027: E-Rechnung Pflicht fuer Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Diese Unternehmen muessen E-Rechnungen sowohl empfangen als auch versenden.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung Pflicht fuer alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhaengig vom Umsatz.

Die Uebergangsregelungen sollen Unternehmen ausreichend Zeit geben, ihre Prozesse und Software umzustellen. Trotzdem ist es ratsam, sich fruehzeitig vorzubereiten, um Engpaesse kurz vor den Stichtagen zu vermeiden.

ZUGFeRD oder XRechnung?

Beide Formate sind EN-16931-konform und damit gleichermassen zulaessig. Welches Format fuer dich das richtige ist, haengt von deinem Einsatzzweck ab:

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Die Rechnung wird als PDF mit eingebettetem XML geliefert. Der Vorteil liegt darin, dass die Rechnung fuer Menschen optisch lesbar bleibt, waehrend die eingebetteten Daten maschinell verarbeitet werden koennen. Fuer Freelancer und Selbststaendige ist ZUGFeRD besonders geeignet, da deine Kunden die Rechnung wie gewohnt als PDF oeffnen koennen.

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es wird hauptsaechlich im oeffentlichen Sektor eingesetzt und ist dort bereits seit 2020 Pflicht. Wenn du Rechnungen an Behoerden oder oeffentliche Auftraggeber stellst, fuehrst du an XRechnung kaum vorbei.

Norman unterstuetzt das ZUGFeRD-Format und erstellt alle Rechnungen automatisch EN-16931-konform. Das ZUGFeRD-Vertrauenslogo auf norman.finance bestaetigt diese Kompatibilitaet.

Was muessen Kleinunternehmer beachten?

Ein verbreiteter Irrtum: Viele Kleinunternehmer gehen davon aus, dass sie von der E-Rechnung-Pflicht befreit sind. Das stimmt nicht.

Kleinunternehmer im Sinne von Paragraph 19 UStG sind von der Empfangspflicht nicht befreit. Seit dem 1. Januar 2025 muessen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen und verarbeiten koennen.

Fuer das Versenden von E-Rechnungen gelten die gleichen Uebergangsfristen wie fuer alle anderen Unternehmen. Das bedeutet: Spaetestens ab 2028 muessen auch Kleinunternehmer ihre Rechnungen im E-Rechnungs-Format versenden.

Besonders wichtig: Auch wenn Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, muss das E-Rechnungs-Format trotzdem eingehalten werden. Das strukturierte XML-Format ist unabhaengig davon, ob auf der Rechnung Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder nicht.

So bereitest du dich vor

Die gute Nachricht: Die Vorbereitung auf die E-Rechnung-Pflicht ist weniger aufwendig, als viele denken. Hier sind die wichtigsten Schritte:

• E-Rechnungen empfangen: Ein normales E-Mail-Postfach reicht grundsaetzlich aus, um E-Rechnungen zu empfangen. Stelle sicher, dass eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien nicht von deinem Spam-Filter blockiert werden.
• E-Rechnungen versenden: Nutze eine ZUGFeRD-kompatible Rechnungssoftware, die Rechnungen automatisch im korrekten Format erstellt. So vermeidest du Fehler und sparst Zeit.
• Belege korrekt archivieren: E-Rechnungen muessen GoBD-konform archiviert werden. Mehr dazu in unserem Artikel Belege digitalisieren.
• ZM bei EU-Geschaeften nicht vergessen: Wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen erbringst, ist die Zusammenfassende Meldung weiterhin erforderlich.
• Software fruehzeitig testen: Probiere deine Rechnungssoftware rechtzeitig aus und stelle sicher, dass sowohl der Versand als auch der Empfang von E-Rechnungen reibungslos funktioniert.

E-Rechnung mit Norman

Norman macht den Umstieg auf die E-Rechnung so einfach wie moeglich:

• ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch erstellen: Norman generiert alle Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format, das die EN-16931-Norm erfuellt. Du musst dich um keine technischen Details kuemmern.
• Eingehende E-Rechnungen automatisch verarbeiten: Norman liest die strukturierten Daten aus eingehenden E-Rechnungen aus und ordnet sie automatisch den richtigen Kategorien zu.
• GoBD-konforme Archivierung: Alle Rechnungen werden revisionssicher und GoBD-konform gespeichert, sodass du bei einer Betriebspruefung auf der sicheren Seite bist.

Fazit

Die E-Rechnung wird Pflicht – das steht fest. Die schrittweise Einfuehrung bis 2028 gibt dir jedoch genuegend Zeit, dich vorzubereiten. Wer jetzt handelt, vermeidet Last-Minute-Stress und ist den gesetzlichen Anforderungen einen Schritt voraus.

Fasse die wichtigsten Punkte zusammen:

• Seit 2025 muessen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen koennen
• Ab 2027 gilt die Versandpflicht fuer Unternehmen mit ueber 800.000 Euro Umsatz
• Ab 2028 muessen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen versenden
• Kleinunternehmer sind nicht von der Empfangspflicht befreit
• ZUGFeRD und XRechnung sind die zulaessigen Formate

Starte jetzt mit der Umstellung und sorge dafuer, dass deine Belege korrekt digitalisiert sind. Unser Leitfaden zum Thema Belege digitalisieren hilft dir dabei.