Pflichtangaben auf der Rechnung 2026: Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wenn du als Selbstständiger oder GmbH-Geschäftsführer eine Rechnung schreibst, sind Fehler schnell passiert — und teuer. Eine fehlende Pflichtangabe kann dazu führen, dass dein Auftraggeber die Vorsteuer nicht abziehen darf. Das Finanzamt prüft Rechnungen genau, und bei einer Betriebsprüfung fallen unvollständige Rechnungen sofort auf. Das Umsatzsteuergesetz legt in §14 UStG genau fest, was auf jede Rechnung gehört.

Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG

Jede Rechnung über 250 Euro brutto muss folgende zehn Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben, lückenlos)
• Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung (oder Leistungszeitraum)
• Nettobetrag aufgegliedert nach Steuersätzen (7 % oder 19 %)
• Angewandter Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag in Euro
• Gesamtbetrag (Bruttobetrag) der Rechnung

Wichtig: Das Ausstellungsdatum und der Leistungszeitraum sind nicht dasselbe. Du kannst eine Rechnung im April ausstellen, obwohl die Leistung im März erbracht wurde — der Leistungszeitraum muss aber explizit auf der Rechnung stehen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen nach §33 UStDV. Hier reichen: Ausstellungsdatum, vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuerbetrag. Name und Anschrift des Empfängers sowie die Rechnungsnummer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht Pflicht.

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung muss jedoch ein Hinweis stehen, z. B.: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Ohne diesen Hinweis könnte das Finanzamt nachträglich Umsatzsteuer einfordern.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Rechnungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden — im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Die zehn Pflichtangaben bleiben dieselben, müssen aber maschinenlesbar im eingebetteten XML enthalten sein. Eine einfache PDF-Rechnung genügt nicht mehr. Mehr dazu auf der E-Rechnungs-Seite von Norman.

Reverse Charge und grenzüberschreitende Leistungen

Wenn du Leistungen an ein Unternehmen im EU-Ausland erbringst (B2B), gilt das Reverse-Charge-Verfahren: Dein Auftraggeber schuldet die Umsatzsteuer in seinem Land. Du stellst eine Nettorechnung ohne deutschen Steuersatz aus und musst den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ergänzen. Deine USt-IdNr. muss auf der Rechnung stehen, nicht die Steuernummer.

Häufige Fehler bei Rechnungen

• Leistungszeitraum fehlt — nur das Rechnungsdatum ist angegeben
• Rechnungsnummer fehlt oder ist nicht fortlaufend
• Falsche oder fehlende Steuernummer (besonders nach Ummeldung)
• Kein Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmer, Reverse Charge, §4 UStG)
• Leistungsbeschreibung zu allgemein — z. B. „Beratung“ statt „Strategieberatung für Projekt X, März 2026“

Fazit

Die zehn Pflichtangaben nach §14 UStG sind nicht kompliziert — aber man muss sie kennen und konsequent einhalten. Die häufigsten Fehler: fehlender Leistungszeitraum und nicht-fortlaufende Rechnungsnummer. Beide können bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden. Norman erstellt Rechnungen automatisch mit allen Pflichtangaben — inklusive E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, fortlaufenden Rechnungsnummern und korrektem Steuersatz.