Reisekosten 2026: Was Selbstständige und GmbH-Geschäftsführer absetzen können

Wer beruflich reist – zum Kunden, zur Messe oder zum Behördengang – kann diese Kosten steuerlich absetzen. Für Selbstständige und GmbH-Geschäftsführer gelten dabei unterschiedliche Regelungen, die sich aber beide lohnen. Dieser Artikel erklärt, was als Reisekosten gilt, welche Pauschalen 2026 gelten und wie du die korrekte Dokumentation sicherstellst.

Was zählt als Reisekosten?

Reisekosten entstehen, wenn du aus beruflichen Gründen deine erste Tätigkeitsstätte verlässt. Dazu gehören Fahrtkosten (Auto, Bahn, Flug, Taxi), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Nebenkosten wie Parkgebühren. Fahrten zwischen Wohnung und Büro sind keine Reisekosten, sondern Pendlerkosten (Entfernungspauschale).

Km-Pauschale 2026

Wer mit dem Privatfahrzeug beruflich fährt, kann die Kilometerpauschale ansetzen: 0,30 € pro km für die ersten 20 km und 0,38 € pro km ab dem 21. km. Für Motorräder gilt 0,20 €/km. Alternativ kannst du ein Fahrtenbuch führen und die tatsächlichen Kfz-Kosten abrechnen – das lohnt sich bei teuren Fahrzeugen. Für GmbH-Fahrzeuge läuft die Abrechnung direkt über das Betriebsvermögen.

Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld)

Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands kannst du Verpflegungskosten pauschal geltend machen: 14 € bei 8–24 Stunden Abwesenheit, 28 € bei mehr als 24 Stunden sowie je 14 € für An- und Abreisetag. Belege sind hierfür nicht nötig. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen (jährlich vom BMF veröffentlicht).

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe absetzbar. Du brauchst eine Rechnung: auf die GmbH ausgestellt, wenn die Gesellschaft zahlt, oder auf deinen Namen als Freiberufler. Wichtig: Bleibst du länger als drei Monate am selben Ort, beginnt das Finanzamt diesen als neue erste Tätigkeitsstätte zu betrachten – das senkt die abzugsfähigen Beträge.

Besonderheiten für GmbH-Geschäftsführer

Als Geschäftsführer einer GmbH hast du zwei Wege: Die GmbH erstattet dir die Reisekosten direkt (Betriebsausgabe für die Gesellschaft, steuerfrei für dich) oder du trägst die Kosten selbst und machst sie als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend. Weg 1 ist fast immer vorzuziehen: Die GmbH spart Körperschaft- und Gewerbesteuer, du erhältst das Geld steuerfrei zurück.

Dokumentation: Was du aufbewahren musst

Für jede Dienstreise brauchst du: Datum, Reiseziel und beruflichen Zweck, die gefahrenen Kilometer (bei Pkw) sowie Belege für Übernachtung und Nebenkosten. Alle Unterlagen müssen 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden. Mit Norman erfässt du Hotelrechnungen per Foto direkt in der Buchhaltung. Zur KI-Buchhaltung →

Fazit

Reisekosten sind ein wertvoller Steuerposten für Selbstständige und GmbH-Geschäftsführer. Die Kilometerpauschale, das Tagegeld und Übernachtungskosten summieren sich schnell zu relevanten Abzügen. Entscheidend ist die korrekte Dokumentation – dann bist du auch bei einer Betriebsprüfung sicher aufgestellt.